📚 Panduan Penggunaan Modul PSB (Odoo 18)
Dokumen ini adalah panduan operasional untuk tim Admin PSB SAI Meruyung dalam menggunakan modul PSB yang dimodifikasi dari modul CRM. Panduan ini mencakup alur lengkap dari data calon OTS/siswa baru hingga selesai proses onboarding.
🚀 Alur Kerja Pendaftaran Siswa Baru (PSB)
Tahap 1: New
Tujuan: Mengelola data awal calon Orang Tua Siswa (OTS)/Siswa yang masuk ke sistem.
Data di tahap ini berasal dari beberapa sumber:
Website Page > PSB: Calon OTS mengisi formulir pendaftaran di situs web sekolah.
Event > Registran/Attendee: Data diambil dari pendaftar acara atau open house yang diselenggarakan sekolah.
Manual Input: Data dimasukkan secara manual oleh admin PSB.
Cara Melakukannya:
Navigasi: Masuk ke modul PSB. Modul ini telah dimodifikasi menjadi modul PSB.
Melihat Data Baru: Di tampilan Kanban, semua data calon OTS baru akan muncul di kolom "New".
Menginput Data Manual:
Klik tombol "Create" di pojok kiri atas.
Isi detail calon OTS/siswa, termasuk nama, email, nomor telepon, dan sumber data (misalnya: "Walk-in").
Klik "Add" atau "Save" untuk menyimpan data.
📞 Tahap 2: Kualifikasi
Tujuan: Melakukan kontak awal dan kualifikasi calon OTS untuk menentukan langkah selanjutnya.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu:
Pada tampilan Kanban, seret dan jatuhkan (drag and drop) kartu calon OTS dari kolom "New" ke kolom "Kualifikasi".
Hubungi Calon OTS:
Buka detail kartu calon OTS.
Gunakan informasi kontak (nomor telepon, email) untuk melakukan panggilan telepon atau mengirim pesan WhatsApp.
Siapkan Pertanyaan: Tanyakan tentang minat mereka, usia siswa, dan pertanyaan lain yang relevan untuk proses kualifikasi.
Tentukan Hasil Kualifikasi: Berdasarkan percakapan, putuskan langkah selanjutnya.
Jika calon OTS menunjukkan minat untuk datang langsung, pindahkan ke "Tahap Visit / Open House".
Jika calon OTS ingin langsung mendaftar tanpa kunjungan, pindahkan ke "Tahap Form Pendaftaran".
Jika calon OTS tidak tertarik atau memutuskan tidak melanjutkan, pindahkan ke "Cancelled (Lost)".
🏫 Tahap 3: Visit / Open House
Tujuan: Mengelola dan menjadwalkan kunjungan calon OTS ke sekolah.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Seret dan jatuhkan kartu dari "Kualifikasi" ke "Tahap Visit / Open House".
Hubungi Calon OTS:
Buka detail kartu calon OTS.
Hubungi mereka untuk menjadwalkan kunjungan.
Siapkan Jadwal: Pastikan Anda memiliki jadwal kunjungan yang pasti tersedia dan bisa ditawarkan kepada calon OTS.
Perbarui Status: Setelah kunjungan selesai, pindahkan kartu ke "Tahap Form Pendaftaran".
📝 Tahap 4: Form Pendaftaran
Tujuan: Mengirimkan formulir dan invoice pendaftaran kepada calon OTS.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Seret dan jatuhkan kartu ke "Tahap Form Pendaftaran".
Kirimkan Dokumen:
Buka detail kartu calon OTS.
Kirimkan Formulir Pernyataan Digital: Gunakan fitur "Send Message" atau "Send Email" untuk mengirim tautan ke formulir pernyataan digital.
Kirimkan Invoice Biaya Pendaftaran:
Buat invoice baru atau salin dari template invoice biaya pendaftaran.
Pastikan detail pelanggan sudah benar.
Kirimkan invoice melalui email dari Odoo.
Tunggu Pembayaran: Biarkan kartu tetap di tahap ini sampai pembayaran biaya pendaftaran diterima.
🎙️ Tahap 5: Interview On-site
Tujuan: Mengatur jadwal wawancara langsung dengan calon OTS/siswa setelah biaya pendaftaran dibayar.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Setelah menerima konfirmasi pembayaran biaya pendaftaran, seret dan jatuhkan kartu ke "Tahap Interview On-site".
Jadwalkan Wawancara:
Buka detail kartu.
Hubungi calon OTS untuk menjadwalkan wawancara.
Siapkan Jadwal: Pastikan Anda memiliki jadwal wawancara yang tersedia.
Perbarui catatan di kartu dengan detail jadwal (tanggal, waktu, dan pewawancara).
Tunggu Wawancara: Biarkan kartu di tahap ini sampai wawancara selesai.
💵 Tahap 6: Pembayaran Biaya (Won)
Tujuan: Mengirimkan quotation dan invoice untuk biaya pendidikan setelah wawancara berhasil.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Setelah wawancara berhasil, pindahkan kartu ke "Tahap Pembayaran Biaya".
Ubah Status:
Klik tombol "Won" di bagian atas halaman detail kartu. Ini menandakan calon siswa telah diterima.
Kirimkan Dokumen:
Pastikan tim keuangan telah membuat dan mengirimkan quotation serta invoice biaya pendidikan.
Anda dapat memantau status pembayaran langsung dari kartu ini.
Tunggu Pembayaran: Biarkan kartu di tahap ini sampai pembayaran diterima.
🪑 Tahap 7: Sit-In
Tujuan: Mengatur jadwal sit-in bagi calon siswa yang sudah membayar biaya pendidikan.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Setelah pembayaran diterima, pindahkan kartu ke "Tahap Sit-In".
Jadwalkan Sit-In:
Hubungi calon OTS untuk menjadwalkan sit-in.
Siapkan Jadwal: Pastikan Anda memiliki jadwal sit-in yang tersedia.
Tunggu Sit-In: Biarkan kartu di tahap ini sampai sit-in selesai.
🎒 Tahap 8: Pembekalan OTS
Tujuan: Menjadwalkan dan menyampaikan informasi pembekalan untuk orang tua siswa.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Setelah sit-in selesai, pindahkan kartu ke "Tahap Pembekalan OTS".
Jadwalkan Pembekalan:
Hubungi calon OTS untuk menjadwalkan pembekalan.
Siapkan Jadwal: Pastikan Anda memiliki jadwal pembekalan yang pasti tersedia.
Selesaikan Pembekalan: Biarkan kartu di tahap ini sampai acara pembekalan selesai.
🎉 Tahap 9: Sukses Onboard
Tujuan: Menyelesaikan proses pendaftaran dan menandai siswa sebagai sukses di-onboard.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Setelah pembekalan OTS selesai, pindahkan kartu ke "Selesai Onboard".
Arsipkan Data (Opsional): Setelah proses selesai, Anda dapat mengarsipkan kartu ini dari tampilan utama.
🚫 Tahap 10: Cancelled (Lost)
Tujuan: Menandai calon OTS yang tidak melanjutkan proses pendaftaran.
Cara Melakukannya:
Pindahkan Kartu: Pada tahap mana pun dalam alur, jika calon OTS memutuskan untuk tidak melanjutkan, seret dan jatuhkan kartu ke kolom "Cancelled (Lost)".
Pilih Alasan: Setelah memindahkan kartu, Odoo akan meminta Anda untuk memilih alasan kenapa calon OTS dibatalkan. Pilih alasan yang paling sesuai untuk tujuan analisis data.