📄 📚 Panduan Admin Finance: Pembayaran Sekaligus (Multi-Month Payment)

📚 User Guideline:: Pembayaran Sekaligus (Multi-Month Payment)


Dokumen ini dirancang khusus untuk Tim Admin Finance SAI Meruyung sebagai panduan operasional saat Orang Tua Siswa (OTS) ingin melakukan pembayaran biaya pendidikan untuk beberapa bulan sekaligus. Panduan ini memastikan proses yang akurat, terstruktur, dan sesuai dengan standar akuntansi.


🧾 Use Case 1: Mengubah Nominal Invoice untuk Pembayaran Multi-Bulan

Tujuan: Mengubah nominal faktur (invoice) dari satu bulan menjadi jumlah total untuk beberapa bulan yang akan dibayar sekaligus.

Tahapan yang Sangat Detail:

  1. Identifikasi Faktur yang Relevan:

    • Minta OTS untuk menginformasikan bulan-bulan yang ingin mereka bayar sekaligus.

    • Navigasi: Masuk ke modul Accounting > Customers > Invoices.

    • Gunakan filter untuk mencari faktur yang sesuai. Anda dapat mencari berdasarkan nama pelanggan (siswa/orang tua), atau nomor faktur yang baru saja dibuat untuk bulan berjalan.

  2. Masuk ke Mode Edit Faktur:

    • Buka faktur yang ingin Anda ubah.

    • Pastikan status faktur masih "Draft". Jika sudah "Posted", Anda tidak bisa mengeditnya secara langsung.

    • Klik tombol "Edit" di bagian atas halaman faktur.

  3. Ubah Nominal dan Deskripsi Faktur:

    • Perbarui Baris Faktur (Invoice Lines):

      • Cari baris produk/layanan yang mencatat biaya pendidikan (misalnya, "SPP Bulan [Bulan Saat Ini]").

      • Ubah Deskripsi: Ganti deskripsi menjadi lebih spesifik, misalnya: "SPP Bulan Agustus - Oktober 2025".

      • Ubah Unit Price: Hitung total biaya pendidikan untuk bulan-bulan yang akan dibayar.

        • Contoh: Jika SPP per bulan adalah Rp 1.500.000 dan OTS ingin membayar 3 bulan, ubah Unit Price menjadi Rp 4.500.000.

      • Penting: Pastikan total pajak (jika ada) juga dihitung dengan benar sesuai nominal baru.

  4. Konfirmasi Faktur:

    • Setelah semua detail dan nominal sudah benar, klik tombol "Save".

    • Klik tombol "Confirm" untuk memvalidasi faktur. Faktur akan beralih status dari "Draft" menjadi "Posted".

  5. Kirim Faktur Terbaru ke OTS:

    • Setelah faktur divalidasi, klik tombol "Send & Print" > "Send by Email".

    • Pastikan email terkirim dengan benar ke OTS dengan faktur yang telah diperbarui.


🗓️ Use Case 2: Penyesuaian Modul Subscription (Langganan)

Tujuan: Memastikan penagihan otomatis di masa mendatang tidak salah, dengan menyesuaikan tanggal penagihan berikutnya di modul Subscription (Langganan).

Tahapan yang Sangat Detail:

  1. Identifikasi Langganan Siswa:

    • Minta OTS untuk menginformasikan bulan-bulan yang ingin mereka bayar sekaligus.

    • Navigasi: Masuk ke modul Subscriptions > All Subscriptions.

    • Gunakan filter atau pencarian untuk menemukan langganan (subscription) siswa yang bersangkutan. Biasanya, nama langganan akan mengacu pada nama siswa.

  2. Masuk ke Mode Edit Langganan:

    • Buka detail langganan yang relevan.

    • Klik tombol "Edit".

  3. Ubah Tanggal Penagihan Berikutnya (Next Invoice Date):

    • Cari kolom "Next Invoice Date".

    • Aturan Logika: Tanggal penagihan selanjutnya adalah bulan setelah periode pembayaran multi-bulan berakhir.

    • Contoh: Jika OTS membayar untuk Agustus, September, dan Oktober 2025, maka tanggal penagihan berikutnya seharusnya adalah 1 November 2025 (atau tanggal penagihan standar di bulan November).

    • Detail Data Input: Klik kolom "Next Invoice Date" dan pilih tanggal yang sesuai.

  4. Simpan Perubahan:

    • Setelah mengubah tanggal, klik tombol "Save" untuk menyimpan perubahan pada langganan.

    • Ini akan memastikan bahwa sistem tidak akan membuat faktur baru secara otomatis di bulan September dan Oktober, tetapi akan menunggu hingga bulan November.


✅ Awareness & Praktik Terbaik (Best Practices)

1. Komunikasi dengan OTS

  • Jelas dan Transparan: Saat mengkomunikasikan total pembayaran, jelaskan secara rinci bulan-bulan yang dicakup agar tidak ada kesalahpahaman.

  • Berikan Faktur Final: Selalu kirimkan faktur terbaru (yang sudah diubah nominalnya) kepada OTS sebagai bukti pembayaran yang sah.

  • Informasikan Tanggal Pembayaran: Minta OTS untuk melakukan pembayaran sesuai nominal dan tanggal jatuh tempo yang tertera di faktur baru.

2. Pencatatan Akuntansi di Odoo

  • Pastikan Jurnal Benar: Saat faktur divalidasi dan pembayaran diterima, pastikan entri jurnal yang dibuat Odoo sudah benar:

    • Debet: Akun Bank / Kas (sejumlah total pembayaran).

    • Kredit: Akun Piutang Usaha (sejumlah total pembayaran).

  • Rekonsiliasi Bank: Pastikan pembayaran yang masuk direkonsiliasi dengan benar di modul Akuntansi. Ini akan mencocokkan pembayaran dengan faktur multi-bulan yang telah dibuat.

  • Penyusutan Pendapatan (jika relevan): Meskipun Odoo akan mencatat semua pendapatan di bulan faktur dibuat, secara akuntansi (terutama untuk laporan internal), pendapatan tersebut harus diakui secara proporsional. Namun, ini biasanya ditangani di level pelaporan dan bukan pada entri transaksi harian.

3. Aspek Administrasi

  • Catat di Internal Notes: Setelah melakukan perubahan pada faktur dan langganan, tambahkan catatan di "Internal Notes" pada faktur dan langganan terkait.

    • Contoh Catatan: "Pembayaran untuk 3 bulan (Agustus-Oktober 2025) diselesaikan. Nominal invoice diubah menjadi Rp 4.500.000. Tanggal penagihan langganan berikutnya diubah ke 1 November 2025."

  • Kelola Histori: Dengan menyimpan catatan yang detail, tim lain akan memahami riwayat transaksi dan menghindari kesalahan di masa mendatang.

Panduan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap pembayaran multi-bulan ditangani secara efisien, akurat, dan transparan, baik dari sisi operasional maupun akuntansi. Jika ada kasus khusus atau pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk berdiskusi dengan Manajer Keuangan.