📄 📚 User Guideline: Pembayaran Faktur via Portal SAI Meruyung (OTS Portal)

📚 User Guideline Odoo 18: Invoice Payment via Portal SAI Meruyung (OTS Portal)

Dokumen ini dirancang untuk memandu Orang Tua Siswa (OTS) dalam melakukan pembayaran faktur pendidikan atau layanan lainnya melalui Portal SAI Meruyung di Odoo 18. Panduan ini mencakup berbagai metode pembayaran yang tersedia, langkah-langkah praktis, dan detail data input yang diperlukan.

🧾 Use Case 1: Melihat Faktur yang Perlu Dibayar

Tujuan: Mengidentifikasi faktur yang memiliki status "Open" (terbuka) dan siap untuk dibayar.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Login ke Portal:

    • Akses URL Portal SAI Meruyung.

    • Masukkan Email dan Password Anda, lalu klik Login.

  2. Navigasi ke Faktur:

    • Setelah berhasil login, pada halaman utama "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Your Invoices".

    • Anda akan melihat daftar semua faktur Anda. Cari faktur dengan Invoice Status "Open" atau yang belum lunas.

  3. Melihat Detail Faktur:

    • Klik pada nomor faktur yang ingin Anda bayar untuk melihat detail lengkap, termasuk rincian item, jumlah total, dan tanggal jatuh tempo.

💳 Use Case 2: Melakukan Pembayaran Faktur (General Steps)

Tujuan: Memulai proses pembayaran untuk faktur yang dipilih.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Pilih Faktur: Setelah melihat detail faktur (seperti pada Use Case 1), cari tombol "Pay Now" atau "Make Payment" (biasanya di bagian atas atau bawah faktur). Klik tombol ini untuk memulai proses pembayaran.

  2. Pilih Metode Pembayaran: Anda akan diarahkan ke halaman pemilihan metode pembayaran. Odoo akan menampilkan opsi pembayaran yang telah diintegrasikan oleh sekolah Anda (misalnya, Virtual Account, Debit Card, QRIS, Alfamart, eWallet).

🏦 Use Case 3: Pembayaran via Virtual Account (VA Bank)

Tujuan: Melakukan pembayaran melalui transfer ke nomor Virtual Account yang unik.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Pilih Metode: Pada halaman pembayaran, pilih opsi "Virtual Account" atau nama bank yang spesifik (misalnya, "VA BCA", "VA Mandiri", "VA BNI").

    • Detail Data Input: Pilih bank VA yang diinginkan.

  2. Konfirmasi Pembayaran: Klik tombol "Pay" atau "Confirm Payment".

  3. Dapatkan Detail VA: Sistem akan menampilkan nomor Virtual Account unik untuk transaksi Anda, beserta nama penerima, jumlah yang harus dibayar, dan batas waktu pembayaran. *

    • Detail Data Output (untuk Anda catat/simpan):

      • Nomor Virtual Account: Angka unik untuk pembayaran.

      • Bank Tujuan: Nama bank penyedia VA.

      • Nama Penerima: Biasanya nama sekolah/institusi.

      • Jumlah Pembayaran: Pastikan sesuai dengan jumlah faktur.

      • Batas Waktu Pembayaran: Tanggal dan waktu kadaluarsa VA.

  4. Lakukan Transfer: Buka aplikasi mobile banking/internet banking Anda, atau kunjungi ATM/cabang bank. Lakukan transfer ke nomor Virtual Account yang telah diberikan dengan jumlah yang tepat.

    • Penting: Pastikan jumlah yang ditransfer persis sama dengan jumlah faktur untuk menghindari kegagalan pembayaran.

  5. Verifikasi Pembayaran: Setelah transfer berhasil, status faktur di portal akan diperbarui secara otomatis menjadi "Paid" atau "In Payment" dalam beberapa saat. Anda bisa me-refresh halaman "Your Invoices" untuk melihat perubahan status.

*Penyedia Jasa Keuangan (Bank) mungkin memiliki alur berbeda pada pembayaran VA, bisa melalui transfer langsung atau menggunakan menu Payment > Xendit 

💳 Use Case 4: Pembayaran via Debit Card / Credit Card

Tujuan: Melakukan pembayaran langsung menggunakan kartu debit atau kredit.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Pilih Metode: Pada halaman pembayaran, pilih opsi "Debit/Credit Card" atau "Card" atau logo kartu (Visa, Mastercard, dll.).

    • Detail Data Input: Pilih metode kartu yang diinginkan.

  2. Masukkan Detail Kartu: Anda akan diarahkan ke halaman pembayaran yang aman (biasanya dari penyedia layanan pembayaran).

    • Detail Data Input:

      • Nomor Kartu: 16 digit nomor kartu debit/kredit Anda.

      • Tanggal Kadaluarsa (MM/YY): Bulan dan tahun kadaluarsa kartu.

      • CVV/CVC: 3 atau 4 digit kode keamanan di bagian belakang kartu.

      • Nama Pemilik Kartu: Nama yang tertera pada kartu.

  3. Lakukan Autentikasi (3D Secure): Beberapa bank mungkin memerlukan verifikasi tambahan melalui 3D Secure (misalnya, kode OTP yang dikirim ke nomor telepon Anda).

    • Detail Data Input: Masukkan kode OTP yang diterima.

  4. Konfirmasi Pembayaran: Klik tombol "Pay" atau "Submit".

  5. Verifikasi Pembayaran: Setelah pembayaran berhasil, Anda akan melihat konfirmasi di portal, dan status faktur akan diperbarui.

📱 Use Case 5: Pembayaran via QRIS (QR Code Indonesia Standard) (Dalam Pengembangan)

Tujuan: Melakukan pembayaran dengan memindai kode QR menggunakan aplikasi pembayaran digital.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Pilih Metode: Pada halaman pembayaran, pilih opsi "QRIS".

    • Detail Data Input: Pilih QRIS.

  2. Generate QR Code: Sistem akan menampilkan kode QR unik untuk pembayaran Anda. *

  3. Pindai QR Code: Buka aplikasi pembayaran digital Anda (misalnya, DANA, GoPay, OVO, LinkAja, Mobile Banking yang mendukung QRIS). Pilih fitur "Scan QR" atau "Pembayaran QR".

    • Arahkan kamera ponsel Anda ke kode QR yang ditampilkan di portal.

  4. Konfirmasi Pembayaran di Aplikasi: Aplikasi akan menampilkan detail pembayaran (nama penerima, jumlah). Konfirmasi dan masukkan PIN/password Anda di aplikasi pembayaran.

    • Penting: Pastikan jumlah yang dibayar sesuai dengan faktur.

  5. Verifikasi Pembayaran: Setelah pembayaran berhasil di aplikasi, status faktur di portal akan diperbarui secara otomatis.

🏪 Use Case 6: Pembayaran via Alfamart (Retail Outlet)

Tujuan: Melakukan pembayaran secara tunai di gerai Alfamart terdekat.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Pilih Metode: Pada halaman pembayaran, pilih opsi "Alfamart" atau "Retail Outlet".

    • Detail Data Input: Pilih Alfamart.

  2. Dapatkan Kode Pembayaran: Sistem akan menghasilkan kode pembayaran unik untuk Anda. *

    • Detail Data Output (untuk Anda catat/simpan):

      • Kode Pembayaran: Deretan angka/huruf unik.

      • Jumlah Pembayaran: Pastikan sesuai dengan jumlah faktur.

      • Batas Waktu Pembayaran: Tanggal dan waktu kadaluarsa kode.

  3. Kunjungi Gerai Alfamart: Datangi gerai Alfamart terdekat.

  4. Lakukan Pembayaran: Beritahukan kepada kasir bahwa Anda ingin melakukan pembayaran Odoo (atau sebutkan nama merchant jika diminta, biasanya nama sekolah/institusi) dan berikan Kode Pembayaran serta jumlahnya.

    • Penting: Simpan bukti pembayaran dari kasir sebagai referensi.

  5. Verifikasi Pembayaran: Status faktur di portal akan diperbarui setelah pembayaran dikonfirmasi oleh sistem Alfamart, biasanya dalam beberapa menit hingga jam.

📱 Use Case 7: Pembayaran via E-Wallet (eWallet) (Dalam Pengembangan)

Tujuan: Melakukan pembayaran menggunakan saldo e-wallet Anda.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Pilih Metode: Pada halaman pembayaran, pilih e-wallet yang ingin Anda gunakan (misalnya, "DANA", "GoPay", "OVO", "LinkAja", "ShopeePay").

    • Detail Data Input: Pilih e-wallet yang diinginkan.

  2. Lanjutkan Pembayaran: Klik tombol "Pay" atau "Continue to E-Wallet".

  3. Proses di Aplikasi E-Wallet:

    • Metode 1 (Redirect): Anda mungkin akan diarahkan secara otomatis ke aplikasi e-wallet Anda (jika terinstal di perangkat yang sama) atau ke halaman login web e-wallet. Ikuti instruksi untuk login dan konfirmasi pembayaran di aplikasi/halaman tersebut.

    • Metode 2 (QR Code/Link): Beberapa e-wallet mungkin menampilkan QR Code yang perlu dipindai dari aplikasi e-wallet Anda, atau tautan yang perlu diklik untuk membuka aplikasi.

    • Detail Data Input: Masukkan PIN/password e-wallet Anda di aplikasi/halaman yang relevan.

  4. Konfirmasi Pembayaran: Pastikan jumlah yang akan dibayarkan di aplikasi e-wallet sudah benar, lalu konfirmasi pembayaran.

  5. Verifikasi Pembayaran: Setelah pembayaran berhasil di e-wallet Anda, status faktur di portal akan diperbarui.