📄 📚 User Guideline: Portal SAI Meruyung (OTS Portal)

📚 User Guideline Odoo 18: Portal SAI Meruyung (OTS Portal)

Dokumen ini dirancang untuk memandu pengguna (Orang Tua Siswa/OTS, atau pihak terkait lainnya) dalam menggunakan Portal SAI Meruyung di Odoo 18. Fokusnya adalah pada skenario penggunaan umum, langkah-langkah praktis, dan detail data input yang diperlukan sesuai tampilan kustomisasi portal Anda.

🌐 Portal SAI Meruyung: Gambaran Umum

Portal SAI Meruyung adalah platform online yang disediakan oleh sekolah untuk memungkinkan Orang Tua Siswa (OTS) mengakses informasi terkait anak mereka, mengelola transaksi keuangan, dan memperbarui data pribadi secara mandiri. Portal ini memberikan akses cepat dan mudah ke berbagai fitur penting tanpa perlu menghubungi pihak sekolah secara langsung untuk setiap kebutuhan.

🔒 Use Case 1: Login ke Portal

Tujuan: Mengakses fitur-fitur portal dengan kredensial yang benar.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Akses URL Portal: Buka peramban web (browser) dan masukkan alamat URL Portal SAI Meruyung yang telah diberikan oleh sekolah.

  2. Masukkan Kredensial:

    • Email: Masukkan alamat email yang terdaftar di sistem sekolah.

      • Detail Data Input: Alamat email yang valid dan terdaftar.

    • Password: Masukkan kata sandi Anda.

      • Detail Data Input: Kata sandi yang benar.

  3. Klik Login: Tekan tombol "Login" (atau tombol serupa) untuk masuk ke portal.

  4. Lupa Kata Sandi (Jika Perlu): Jika Anda lupa kata sandi, klik tautan "Forgot your password?" (atau serupa) dan ikuti instruksi untuk mengatur ulang kata sandi melalui email Anda.

🛒 Use Case 2: Melihat dan Mengelola Pesanan (Your Orders)

Tujuan: Melacak status pesanan atau pendaftaran yang telah dilakukan.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, pada halaman "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Your Orders".

  2. Melihat Daftar Pesanan: Anda akan melihat daftar semua pesanan yang pernah Anda lakukan, termasuk statusnya (misalnya, Draft, Confirmed, Done, Cancelled).

  3. Melihat Detail Pesanan: Klik pada nomor pesanan atau nama pesanan untuk melihat detail lengkap, seperti produk/layanan yang dipesan, harga, dan riwayat aktivitas.

🧾 Use Case 3: Melihat dan Mengunduh Faktur (Your Invoices)

Tujuan: Mengakses dan mengunduh faktur pembayaran pendidikan atau layanan lainnya.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, pada halaman "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Your Invoices".

  2. Melihat Daftar Faktur: Anda akan melihat daftar semua faktur yang diterbitkan untuk Anda, termasuk status pembayaran (misalnya, Open, Paid, Cancelled).

  3. Melihat Detail Faktur: Klik pada nomor faktur untuk melihat detail lengkap faktur, termasuk rincian item, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo.

  4. Mengunduh Faktur: Di halaman detail faktur, cari tombol "Download" (atau ikon PDF) untuk mengunduh faktur dalam format PDF.

💳 Use Case 4: Mengelola Metode Pembayaran (Payment methods)

Tujuan: Menambah, menghapus, atau mengelola metode pembayaran yang tersimpan di portal (jika fitur ini diaktifkan dan relevan dengan metode pembayaran online).

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, pada halaman "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Payment methods".

  2. Melihat Metode Pembayaran Tersimpan: Anda akan melihat daftar kartu kredit atau metode pembayaran lain yang telah Anda simpan sebelumnya.

  3. Menambah Metode Pembayaran Baru:

    • Klik tombol "Add a new payment method" (atau serupa).

    • Detail Data Input:

      • Card Number: Nomor kartu kredit/debit.

      • Expiration Date: Tanggal kadaluarsa kartu (bulan/tahun).

      • CVC/CVV: Kode keamanan kartu.

      • Card Holder Name: Nama pemilik kartu.

    • Klik "Save" atau "Add".

  4. Menghapus Metode Pembayaran: Klik ikon sampah atau tombol "Remove" di samping metode pembayaran yang ingin Anda hapus.

✍️ Use Case 5: Mengakses Dokumen Tanda Tangan (Signature requests)

Tujuan: Melihat dan menandatangani dokumen elektronik yang memerlukan persetujuan atau tanda tangan Anda.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, pada halaman "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Signature requests".

  2. Melihat Daftar Dokumen: Anda akan melihat daftar dokumen yang menunggu tanda tangan Anda atau yang sudah ditandatangani.

  3. Membuka dan Menandatangani Dokumen:

    • Klik pada dokumen yang berstatus "To Sign".

    • Baca dokumen dengan seksama.

    • Ikuti instruksi di layar untuk meletakkan tanda tangan elektronik Anda pada kolom yang ditentukan.

    • Klik "Sign" atau "Validate" setelah selesai.

🏠 Use Case 6: Mengelola Alamat (Addresses)

Tujuan: Menambah, mengubah, atau menghapus alamat yang terkait dengan akun Anda (misalnya, alamat rumah, alamat penagihan).

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, pada halaman "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Addresses".

  2. Melihat Daftar Alamat: Anda akan melihat daftar alamat yang tersimpan.

  3. Menambah Alamat Baru:

    • Klik tombol "Add" (atau serupa).

    • Detail Data Input:

      • Address Name (Opsional): Nama untuk alamat ini (misalnya, "Alamat Rumah", "Alamat Kantor").

      • Street: Nama jalan dan nomor.

      • City: Kota.

      • State: Provinsi.

      • Zip: Kode pos.

      • Country: Negara (misalnya, "Indonesia").

      • Phone (Opsional): Nomor telepon terkait alamat ini.

      • Type: Pilih jenis alamat (misalnya, "Default", "Invoice", "Shipping").

    • Klik "Save".

  4. Mengedit Alamat yang Ada:

    • Klik pada alamat yang ingin Anda edit.

    • Klik tombol "Edit".

    • Detail Data Input: Perbarui informasi alamat yang diperlukan.

    • Klik "Save".

  5. Menghapus Alamat: Klik ikon sampah atau tombol "Remove" di samping alamat yang ingin Anda hapus.

🔑 Use Case 7: Mengelola Koneksi & Keamanan (Connection & Security)

Tujuan: Mengubah kata sandi atau melihat detail sesi login Anda.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, pada halaman "Portal SAI Meruyung", klik kotak "Connection & Security".

  2. Mengubah Kata Sandi:

    • Cari bagian "Change password".

    • Detail Data Input:

      • Current Password: Kata sandi Anda saat ini.

      • New Password: Kata sandi baru yang diinginkan.

      • Confirm New Password: Ulangi kata sandi baru.

    • Klik "Change password".

  3. Melihat Sesi Aktif: Anda dapat melihat daftar sesi login aktif yang terkait dengan akun Anda.

👤 Use Case 8: Mengedit Informasi Profil Pribadi

Tujuan: Memperbarui nama, email, atau informasi kontak utama Anda.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, lihat di sisi kanan halaman "Portal SAI Meruyung" di bawah detail profil Anda.

  2. Klik Edit Informasi: Klik tautan "Edit information" yang berwarna merah.

  3. Isi Detail Profil:

    • Name: Nama lengkap Anda.

      • Detail Data Input: Nama lengkap yang benar.

    • Email: Alamat email utama Anda.

      • Detail Data Input: Alamat email yang valid.

    • Phone: Nomor telepon utama Anda.

      • Detail Data Input: Nomor telepon yang benar.

    • Address: Alamat utama Anda (dapat diisi di sini atau melalui Use Case 6).

      • Detail Data Input: Alamat jalan, kota, provinsi, kode pos, negara.

  4. Simpan Perubahan: Klik tombol "Save" (biasanya di bagian bawah form edit) untuk menyimpan perubahan.

❓ Use Case 9: Mengakses Bantuan (Help)

Tujuan: Mencari panduan atau menghubungi dukungan jika mengalami kesulitan.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Di bagian atas halaman portal, cari dan klik menu "Help".

  2. Pilih Opsi Bantuan: Bergantung pada konfigurasi sekolah Anda, ini mungkin mengarahkan Anda ke halaman FAQ, formulir kontak dukungan, atau nomor telepon bantuan.

✉️ Use Case 10: Menghubungi Kontak Internal (Your Contact)

Tujuan: Mengirim email atau mendapatkan informasi kontak person yang ditunjuk dari pihak sekolah.

Cara yang Bisa Dilakukan:

  1. Navigasi: Setelah login, lihat di sisi kanan halaman "Portal SAI Meruyung" di bawah detail profil Anda, pada bagian "Your contact".

  2. Melihat Detail Kontak: Anda akan melihat nama kontak yang ditunjuk (misalnya, "Admin SAI Meruyung") beserta alamat email atau informasi kontak lainnya.

  3. Mengirim Email: Klik pada alamat email yang ditampilkan (jika berupa tautan) untuk membuka klien email Anda dan mengirim pesan ke Admin SAI Meruyung.