PLAYBOOK SALIM ERP (a Living Docs)

~ ini merupakan dokumen yang akan terus updated

Disclaimer

Komunitas SALIM yang kami hormati,

Saat ini ERP Sekolah Alam Indonesia Meruyung masih dalam tahap Development Fase #1.

Fokus Utama ERP adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses keuangan serta transparansi dan akuntabilitas.

----

Berikut Fase yang telah direncanakan:

Fase #1: Juni - Agustus 2025
- Revamp Website saimeruyung.sch.id (done)
- Student Database Management (95% done)
- Automation Recurring Billing (on-going transition)
- Portal OTS (on-going transition)

Fase #2: September - December 2025
- Student Enrollment (on-going)
- Portal Siswa (on-going)
- eLearning SALIM Edu

Fase #3: 
- Employee Management
- Event Management (Ticketing and Digital Seminar Kit)

----

Mari bersama-sama membangun pengelolaan SAI Meruyung lebih baik

Salam,
DS - IT & Finance Team

Guidebook

Panduan Seputar Pembayaran via Invoice Digital

1. Pastikan email yang terdaftar di Database Siswa sudah sesuai.
2. Invoice Digital akan dikirimkan melalui 2 jalur:
3. 1. Email yang terdaftar
   2. Portal OTS (baca lebih lanjut di bagian 'Portal Access')
4. Invoice Digital hanya dikirimkan oleh 'notifications@saimeruyung.odoo.com'
5. Pastikan email yang diterima mencantumkan informasi sesuai dengan Data Daftar Ulang/Pendaftaran
6. 
7. Klik tombol 'View Invoice' untuk melakukan pembayaran.
8. Klik Bayar sekarang
9. 
10. Pilih Metode/Channel pembayaran
11. 
12. Ikuti alur pembayaran sesuai channel sampai dengan selesai.
13. Kwitansi/Receipt akan dikirimkan ke email sekitar 2-3 hari setelah pembayaran.
14. Seluruh history pembayaran akan tercatat di Portal OTS.
15. Pembayaran melalui Portal bisa mengakses menu 'Invoice' dan melanjutkan proses seperti di atas.

Frequently-Asked-Question (FAQ)

FAQ Seputar Invoice

1. Invoice Digital dikirim ke email siapa?
2. 1. Secara dafault akan mengirimkan ke email OTS (Ayah).
   2. Jika memerlukan penggantian/penambahan, bisa info tim Admin via Helpdesk di Web saimeruyung.sch.id 
3. Bagaimana jika email Invoice Digital belum diterima?
4. 1. Email Invoice Digital akan dikirimkan pada tanggal 1-2 setiap bulannya secara automation (default).
   2. Jika belum menerima email lebih dari tanggal 3, mohon dapat mengkonfirmasi pada tim Admin atau DK. Bisa via Helpdesk di Web saimeruyung.sch.id 
5. Apakah saya bisa membayarkan BG langsung untuk beberapa bulan?
6. 1. Ya, mohon info tim admin. invoice digital akan di generate secara manual untuk bulan-bulan berikutnya selama dalam 1 kontrak daftar ulang.
7. Bagaimana untuk Siswa dengan fasilitas Beasiswa?
8. 1. Secara default akan terkirim email Invoice Digital mengikuti prosedur normal.
   2. Akan menerima Voucher Beasiswa yang bisa diinput ke dalam setiap pembayaran.
   3. Informasi lebih lanjut bisa hubungi tim Admin via Helpdesk di Web saimeruyung.sch.id 
9. Saya ingin mengubah email pengiriman Invoice Digital, apakah bisa?
10. 1. Ya, mohon hubungi tim Admin via Helpdesk di Web saimeruyung.sch.id 
11. Saya sudah membayar melalui channel Non-VA atau Manual, apa yang harus dilakukan?
12. a. Laporkan ke Admin Finance (Bu Dian) dan abaikan invoice digital. Akan reconcile manual.
    

FAQ Seputar Portal

1. Bagaimana cara mendapatkan Portal Access?
2. 1. hanya melalui Invitation, defaultnya akan dimiliki oleh setiap Ayah (atau Ibu, by request)
   2. Akan masuk melalui email yang terdaftar.
3. Bagaimana jika belum dapat invitation?
4. 1. Hubungi tim Admin via Helpdesk di Web saimeruyung.sch.id 
5. Apa saja yang bisa dilakukan di Portal?
6. 1. Cek kontrak Daftar Ulang
   2. Cek dan proses Invoice hingga Payment
   3. History transaksi (termasuk eCommerce dan eLearning)
   4. Document terkait informasi Ayah/Ibu (Portal Siswa maka document siswa)
   5. Form Input dan Ubah Data Diri (sesuai kebutuhan pendaftaran ulang dan penagihan)
   6. dan lainnya
7. Bagaimana keamanan terkait privacy dan data lainnya?
8. 1. Silakan refer ke halaman ini > https://www.odoo.com/security#part_1
   2. Selain itu ERP Salim menerapkan User Access Control (UAC) per masing-masing role.

Version and Change Log